Allgemeine Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Vorwort

Sie treten mit dem Kämmereiamt in Kontakt, weil Sie z.B. ein Grundstück besitzen, für die Nutzung einer städtischen Einrichtung etwas bezahlen müssen, von der Stadt Kempen eine Zahlung erwarten, ein Knöllchen zahlen müssen, einen Hund halten oder als Unternehmer Steuererklärungen abgeben und Steuern zahlen müssen oder auch Erstattungen beanspruchen können. Hierbei erhebt und verarbeitet das Kämmereiamt der Stadt Kempen jeweils „personenbezogene“ Daten. Bei der Datenverarbeitung zu steuerlichen Zwecken ist neben den allgemeinen datenschutzrechtlichen Regelungen (Datenschutz-Grundverordnung, Landesdatenschutzgesetz NRW) außerdem die Abgabenordnung unmittelbar oder mittelbar anzuwenden. Wenn der Bereich Finanzen personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass er diese Daten z.B. erhebt, speichert, verwendet, übermittelt oder löscht.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was das Kämmereiamt mit diesen Daten macht. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen informiert und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Ansprechpartner

Verantwortliche Person im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist der Bürgermeister der Stadt Kempen, Herr Christoph Dellmans, Buttermarkt 1, 47906 Kempen, Telefonnummer: 0 21 52 / 917 - 0, E-Mail: christoph.dellmans@kempen.de. Die rechtlichen Grundlagen bzw. Voraussetzungen werden durch den Datenschutzbeauftragten der Stadt Kempen, geprüft und überwacht. Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@kempen.de oder telefonisch unter 0 21 52 / 917- 3005.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Verwaltung von Einnahmen, Vollstreckung von Forderungen, Verwaltung von Ausgaben

Der Bereich Finanzen erledigt die Finanzbuchhaltung der Stadt Kempen gemäß § 93 der Gemeindeordnung NRW. Die Bewirtschaftung und Überwachung muss die Vorgaben der Gemeindehaushaltsverordnung NRW beachten. Nach § 23 Absatz 1 der Kommunalhaushaltsverordnung NRW ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass Ansprüche der Gemeinde vollständig erfasst, rechtzeitig geltend gemacht und eingezogen und Verpflichtungen der Gemeinde erst bei Fälligkeit erfüllt werden. Aufgrund von § 2 Absatz 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW ist die Vollstreckungsbehörde für die Stadt Kempen in der Stadtkasse der Stadt Kempen angesiedelt.

Von den Dienststellen der Stadt Kempen, die mit Ihnen in Kontakt getreten sind um Ansprüche festzusetzen, z.B. Elternbeiträge für den Kita-Besuch eines Kindes, Bußgeldbescheid, Bescheid über soziale Leistungen, Vertrag über Lieferungen und Leistungen an die Stadt Kempen, erhält das Kämmereiamt personenbezogene Daten. Der Bereich Finanzen bekommt jedoch nur die für die Buchführung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Informationen bzw. personenbezogenen Daten.

Von Ihnen selbst bekommt das Kämmereiamt ebenfalls Informationen, z.B. die Zustimmung zum Lastschrifteinzug über ein SEPA-Mandat.

Steuerliche Zwecke

Um die Steuern und Abgaben nach den Vorschriften der Abgabenordnung und der Steuergesetze gleichmäßig festzusetzen und zu erheben, werden personenbezogene Daten benötigt (§ 85 der Abgabenordnung).

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in dem steuerlichen Verfahren verarbeitet, für das sie erhoben wurden (§ 29b der Abgabenordnung). Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen die zur Durchführung eines steuerlichen Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere steuerliche oder nichtsteuerliche Zwecke verarbeitet werden (Weiterverarbeitung nach § 29c Absatz 1 der Abgabenordnung).

Arten und Bezugsquellen verarbeiteter Daten

Das Kämmereiamt der Stadt Kempen erhebt insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Steuernummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Daten im Rahmen von Eigentums- und Besitzverhältnissen, z. B. Anzahl der Hunde, durchgeführte Veranstaltungen, Eigentum an Grundstücken und Gewerbebetrieben
• Für die Festsetzung und Erhebung der Steuern erforderliche Informationen, z. B. festgestellte Einheitswerte und Grundsteuermessbeträge, Aufwendung und Erträge, Gewerbesteuermessbeträge, Spieleinsätze, Angaben über abgegebene Steuererklärungen und gestellte Anträge sowie Rechtsbehelfe.

Ihre personenbezogenen Daten werden in erster Linie bei Ihnen selbst erhoben, z.B. durch Ihre Steuererklärungen, Mitteilungen und Anträge. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten erhoben, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an die Stadt Kempen verpflichtet sind.

Beispiele:
Messbeträge der Grund- und Gewerbesteuer erhält das Kämmereiamt der Stadt Kempen von den Finanzämtern, Daten zur Gewerbeanmeldung vom Ordnungsamt der Stadt Kempen, Daten aus dem Melderegister von der Service-Stelle der Stadt Kempen.

Kann ein steuerrelevanter Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären werden, darf das Kämmereiamt der Stadt Kempen Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Hausbesitzer). Zudem können öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeitet werden.

Verarbeitung personenbezogener Daten

In der Buchführung und im Besteuerungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert. Sie werden entweder für Zwecke der Buchführung oder zur Festsetzung und Erhebung der Steuer automatisiert verarbeitet. Dabei werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Die Sicherheitsstandards der Stadt Kempen entsprechen stets den aktuellen technologischen Entwicklungen.

Als Vollstreckungsbehörde wird auf Grundlage von Papierakten gearbeitet, die nur für die Zwecke der Beitreibung geführt werden.

Weitergabe personenbezogener Daten

Alle personenbezogenen Daten, die dem Kämmereiamt der Stadt Kempen bekannt geworden sind, dürfen nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Verwaltungsgerichte, andere Dienststellen der Stadtverwaltung oder andere Behörden) weitergegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Dauer der Speicherung

Verwaltung von Einnahmen,  Vollstreckung von Forderungen, Verwaltung von Ausgaben

Die Kassenbücher sind zehn Jahre, die Belege - mit Ausnahme der Belege mit besonderen Aufbewahrungsfristen - und die sonstigen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres (§ 58 Gemeindehaushaltsverordnung NRW).

Steuerliche Zwecke

Personenbezogene Daten müssen solange gespeichert werden, wie sie für das Besteuerungsverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind die steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 bis 171 der Abgabenordnung sowie §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung). Es dürfen auch Sie betreffende personenbezogene Daten gespeichert werden, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a der Abgabenordnung).

Betroffenenrechte

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung:

1. Recht auf Auskunft
   Sie können Auskunft über Ihre von dem Kämmereiamt der Stadt Kempen verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Steuerart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z. B. Festsetzung Haftungs- oder Bußgeldverfahren) gemacht werden.
2. Recht auf Berichtigung
   Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
3. Recht auf Löschung
   Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u.a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (siehe Ziffer 7).
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
   Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht.
5. Recht auf Widerspruch
   Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens).
6. Recht auf Beschwerde
   Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Datenschutz-Aufsichtsbehörde für die Stadt Kempen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf unter Tel. 0 2 11 / 38 42 4-0, Fax. 0 2 11 / 38 42 4-10 oder E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de. Sollte sich Ihre Beschwerde auf die Erhebung der Grundsteuer oder der Gewerbesteuer beziehen, so ist die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (bfdi) die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Sie erreichen diese unter folgender Postanschrift: Husarenstraße 30, 53117 Bonn; unter Tel. 0 22 8 / 99 77 99-0 (Zentrale) sowie per E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen kann oder darf Ihrem Anliegen nicht entsprochen werden (z. B. §§ 32c bis 32f der Abgabenordnung). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, wird Ihnen in diesem Fall immer der Grund für die Verweigerung mitgeteilt. Das Kämmereiamt wird Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollte länger als einen Monat für eine abschließende Klärung gebraucht werden, erhalten Sie eine Zwischennachricht.

Hier finden Sie Datenschutzhinweise zum SEPA-Lastschriftverfahren.